Vesa Heinälä
Liiketoimintajohtaja, Johtaminen ja hallinto (Digiratkaisut)
040 587 4314
vesa.heinala@tiera.fi

Tiedolla johtaminen auttaa kuntajohtoa parempiin päätöksiin

Miten saada kunnissa samalla rahamäärällä aikaan nykyistä enemmän asukkaiden elämään myönteisesti vaikuttavia asioita? Tähän kuntajohdon kysymykseen yksi vastaus on datan hyödyntäminen ja tiedolla johtaminen. Tiedolla johtaminen lisää vaikuttavuutta ja tuo säästöjä kunnille. Se vaatii kuitenkin toimintatapojen muutoksia ja kehittynyttä laskentaa. Miten tämä tapahtuu, Vesa Heinälä, Tieran toiminnanohjausratkaisuista vastaava johtaja?

– Ensin kannattaa hetki paneutua siihen, miksi tiedolla johtaminen on nyt tulossa kuntien johdon tärkeäksi työkaluksi, Heinälä sanoo.

Kuntien toimintaympäristö on muuttunut niin paljon, että perinteisillä johtamisen tavoilla ja määrärahabudjetoinnilla kunnan on vaikea toimia taloudellisesti ja vaikuttavasti. Vaikuttavuudesta 80 prosenttia syntyy toiminnan laadusta.

– Me Tierassa haluamme nostaa esiin kolme isoa kuntien toimintaympäristön muutosta.

Ensinäkin, sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksien myötä myös kuntien on pystyttävä erottamaan palveluiden järjestäjän ja tuottajan tehtävät toisistaan. Toiseksi, kuntien kaikki tehtävät tulee tehdä edelleen tehokkaasti ja taloudellisesti, mutta kuntien tulee pystyä raportoimaan tämä valtiolle entistä yksityiskohtaisemmin. Kolmanneksi, kuntalaiset ovat tottuneet käyttämään digitaalisia palveluja, joten he odottavat myös kuntapalveluihin sähköisiä palvelukanavia, mikä edellyttää palvelujen tuotteistamista.

 

Palvelujen tuotteistaminen lisää läpinäkyvyyttä

– Yksi tärkeä edellytys tiedolla johtamiselle on kuntapalvelujen tuotteistus. Tällä hetkellä kuntajohto ei välttämättä tiedä, kuinka paljon mikäkin kunnan palvelu maksaa ja minkälainen kustannusten rakenne on. Miten kunnan päättäjät voivat tehdä silloin hyviä päätöksiä, esimerkiksi kannattaako uusi päiväkoti perustaa itse vai ostaa palvelu yksityiseltä palveluntarjoajalta ja mihin hintaan, Heinälä kertoo.

Hyvässä palvelun tuotteistuksessa palvelulle määritellään hinta, palvelukohtaiset kustannukset, palvelun määrä ja laatu. Palvelujen tuotteistus ja kustannuslaskenta ovat tärkeä johdon apuväline, eikä niiden paremmassa tekemisessä voi oikeastaan epäonnistua, koska pienikin lisätieto on arvokasta päätöksenteolle.

 

Kehittynyt laskenta auttaa päätöksenteossa

Yksi osa tiedolla johtamista on kehittynyt laskenta ja controller-toiminto. Controller-toiminto sijoittuu talousjohdon ja kirjanpidon väliin ja tuottaa johdolle päätöksenteon tueksi talousraportteja, kustannuslaskentaa ja muuta dataa. Toiminto on hyvin yleinen yrityksissä ja on auttanut yrityksiä laskemaan toiminnan kustannuksia ja löytämään säästökohteita, jotka eivät heikennä toiminnan vaikuttavuutta. Heinälä näkee, että Controller-toiminto on iso mahdollistaja kuntien toiminnan tehostamisessa ja vaikuttavuuden rakentamisessa.

– Tiedolla johtamisen avulla voidaan vähentää määrärahabudjetoinnin huonoja puolia. Määrärahabudjetointi ohjaa tehottomaan resurssien käyttöön. Se ohjaa vain yhtä vuotta kerrallaan vaikka investoinnit voivat olla hyvinkin pitkäaikaisia. Lisäksi se kasvattaa koko ajan kuntien menoja, koska määrärahabudjetit rakennetaan alhaalta ylöspäin toiveiden tynnyrin lailla.

– Tiedolla johtamisen avulla saadaan esimerkiksi vastaukset kysymyksiin, mikä on palvelun oikea hinta, onko toiminta tehokasta ja vaikuttavaa, onko kunnan edullisempaa tehdä palvelu itse vai ostaa se ulkoa. Tiedolla johtamisen avulla kunta johtaa itse omaa toimintaansa ja tulevaisuutta eikä esimerkiksi ole liikaa yksityisen sektorin palveluntuottajien ohjailtavissa, Heinälä sanoo.

 

Kuntien kannattaa laittaa data töihin

Aito toiminnanohjaus on kehittynyt tiedolla johtamisen malli, jota kehitetään ja pilotoidaan useissa kunnissa, kuten esimerkiksi Turussa tällä hetkellä. Siinä kuntajohdon käytettävissä on tuotteistetut palvelut ja palveluketjut. Palveluiden rakenteet ja niiden kustannukset tiedetään yksikkökohtaisesti. Kuntajohto tietää, paljonko palveluille on kysyntää. Data on siis laitettu töihin.

– Tämän avulla kuntajohto ja muut kunnan päättäjät pystyvät tekemään fiksumpia päätöksiä, jotka parantavat niin kunnan elinvoimaa kuin asukkaiden saamien palvelujen vaikuttavuutta. Esimerkiksi kuntajohto pystyy tekemään perusteltuja päätöksiä, mitkä palvelut kunnan kannattaa tuottaa itse ja mitkä ostaa ulkopuolelta ja mihin hintaan. Johto tietää, mikä on palvelutarjonnan oikea koko: ei investoida liikaa eikä liian vähän. Kunnassa voidaan ohjata asukkaita ennakoiviin palveluihin ja sitä kautta säästää kustannuksia ja lisätä vaikuttavuutta.

– Itse asiassa jokaisen kuntalaisen kannattaisi vaatia päätöksentekijöiltä tiedolla johtamista, jos haluaa parempia kuntapalveluja, Heinälä lisää.

 

Lue lisää miten aito toiminnanohjaus tukee tiedolla johtamista.

Jatketaan juttua myös 13.-15.2. Kuntaliiton talous- ja rahoitusfoorumissa!