Vielä pari vuotta sitten vammaisten henkilöiden henkilökohtaisen avun hallinnointi oli Helsingin kaupungilla melkoista paperinpyörittelyä.
– Olen itsekin aloittanut kaupungin palveluksessa toimistosihteerinä. Muistan siis hyvin, kuinka paljon työaikaa avustustuntien käsittelyyn kului. Yksityissektorilta tulleena en voinut kuin ihmetellä moista byrokratiaa, toimistoesimies Henkka Asikainen sanoo.
Paperirumbaa riitti koko ajan
Ennen avustajat kirjasivat itse käsin työtuntinsa ja ottivat listaan asiakkaan allekirjoituksen. Näitä papereita kaupungin toimistosihteerit sitten skannailivat, tarkistivat, tiliöivät ja toimittivat eteenpäin hyväksyttäväksi johtavalle sosiaalityöntekijälle.
– Paperirumbaa riitti koko ajan, noin tuhat laskua kuukaudessa jokaista toimistosihteeriä kohti. Menetelmä oli paitsi työläs myös hyvin virhealtis. Manuaalisissa kirjauksissa oli toistuvasti virheitä ja epäselvyyksiä, joita sitten jälkikäteen selviteltiin. Kaupungille jäi myös vastuu tämän valtavan paperimäärän arkistoimisesta, Asikainen toteaa.
Kirjaukset suoraan tietokantaan
PSOP-järjestelmä siirtymisen jälkeen kaikki kirjaukset tehdään suoraan tietokantaan. Niin ikään laskutus myönnetyistä avustustunneista hoituu automaattisesti. Henkka Asikaisen mukaan toimistosihteereiden avustuspalveluiden hallinnointiin aiemmin käyttämästä työajasta onkin hävinnyt jopa 80 prosenttia.
– Toimistosihteerit ovat olleet erittäin tyytyväisiä. Kenenkään mielestä epäselvien käsinkirjoitettujen listojen tihrustaminen ei varmasti ollut mielekästä tai palkitsevaa työtä, Asikainen huomauttaa.
Asikaisen mainitsee järjestelmän vahvuudeksi myös sen, että kaikki osapuolet voivat tarkistaa reaaliajassa, kuinka paljon kuukausittaisista avustustunneistaan asiakas jo käyttänyt. Tämä helpottaa suuresti esimerkiksi sosiaalityöntekijöiden työtä. Myös puolesta-asioivalle läheiselle ajantasainen tieto on tärkeää. Niin ikään palveluntuottajien sopimukset ovat PSOP:n ansiosta siirtyneet papereilta sähköiseen muotoon.
– Jokainen ymmärtää, kuinka paljon helpompi palveluntuottajien voimassa olevia sopimuksia on hakea ja vertailla tietokannasta kuin mappipinosta, Asikainen toteaa.
Hänen mukaansa PSOP on tuonut keinoja myös laadunhallintaan. Kuntalaiset voivat antaa palveluntuottajista palautetta helpolla tavalla jakamalla näille hymynaamoja tai tähtiä. Näin muut asiakkaat saavat tärkeää tietoa ja pystyvät vertaamaan palveluntuottajien laatua.
Helsinki on jo päättänyt viedä mahdollisuuksien mukaan myös muut vammaispalvelunsa PSOP-järjestelmään. Sinne siirtyvät esimerkiksi työ- ja päivätoiminta, asumispalvelut ja omaishoidon vapaat. Kaupunki alkaa lisäksi kehittää henkilökohtaista budjetointia PSOP-järjestelmän kautta.