Liikkeelle lähteminen nopeuttaa perille pääsemisessä ja standardit ovat räätälöimistä tehokkaampia. Nuo kaksi periaatetta ovat pitäneet Turun ERP-projektin aikataulussa haasteellisesta koronakeväästä huolimatta. Muutosmatka kohti avointa hallintoa, parempia palveluita ja merkittäviä hyötyjä on alkanut.
”Isossa muutoksessa täytyy ymmärtää kokonaisuus ja lähteä liikkeelle, vaikka jokaista yksityiskohtaa ei ole ennakoitu. Jossain vaiheessa täytyy vain lopettaa paperinpyöritys”, sanoo Turun kaupungin hankejohtaja Tapio Järvenpää.
Iso muutos onkin oikea sana kuvaamaan Turun toiminnanohjausjärjestelmän uusimista. Kyseessä on valtava toimintamallin muutos, kun asiakas ja palvelu nostetaan keskiöön. Noin 3000 kaupungin työntekijän toimintatavat muuttuvat joltain osin.
Kaupunki on lähtenyt suurelle muutosmatkalle, koska matkan päässä siintävät suuret hyödyt.
”Pystymme tuottamaan viranhaltijoille ja luottamusmiehille entistä tarkempaa tietoa siitä, mistä raha tulee ja mihin menee. Samalla otamme ison askeleen avoimen hallinnon suuntaan”, sanoo Järvenpää.
Tavallinen turkulainen näkee muutoksen myös omassa elämässään. Jokainen kuntalainen voi tarkastella yhdestä paikasta kaikkea omaa rahaliikennettä kunnan kanssa. Talouteen liittyvä dokumentaatio tulee olemaan myös entistä tarkempaa.
Systemaattisuus auttaa vaikeiden aikojen yli
Turun projekti lähti liikkeelle samaan aikaan, kun koronavirus alkoi levitä Suomessa. Siitä huolimatta hanke on edennyt ainakin ensimmäiset kuukaudet aikataulussa. Yksi onnistumisen tärkeistä tekijöistä on standardeista kiinni pitäminen.
”Olemme pitäneet kiinni SAPin parhaista käytännöistä emmekä ole lipsuneet niistä. Se on ollut merkityksellistä, koska muutokset yhdessä paikassa vaikuttavat aina moneen muuhunkin”, painottaa Järvenpää.
Hanketta Tieran kumppanina toteuttavan Fujitsu Finlandin asiakasjohtaja Sari Sireeni–Seirala korostaa myös jatkuvaan dialogiin perustuvaa työskentelymallia. Perinteisessä mallissa järjestelmän toteuttaja teki määrittelyn jälkeen pitkään työtä, joka sitten esiteltiin asiakkaalle suurena kokonaisuutena. Nyt projektissa on monta iteraatiota, jossa asiakas pääsee kommentoimaan keskeneräistäkin työtä.
”Mallissa aikataulu on naulittu ja sisältö joustaa. Jos jokin vaihe ei ole valmistunut sovittuun hetkeen, siirtyy se seuraavaan. Jos aikataulussa on toisaalta tilaa, voidaan siihen ottaa tehtäviä tulevista iteraatioista. Näin asiakkaan näkemykset nousevat nopeasti esiin.”
Kun järjestelmä on standardi ja riittävän paljon toimintamalleja on sovittu, on iso osa projektista etätyöhön soveltuvaa systemaattista kehitystä. Tapio Järvenpään mukaan etätyö on säästänyt paljon matka-aikaa.
”Yllättäen etäkokoukset ovat nostaneet ääneen myös sellaisia ihmisiä, jotka normaalisti ovat enemmän taka-alalla. Etäkokouksien haittana voi toki olla luovuuden väheneminen, kun satunnaiset kohtaamiset jäävät pois. Nyt kehitämmekin kaupungilla hybridityöympäristöä, jossa otetaan oppia korona-ajasta.”
Vahva perusta kantaa pitkälle
Laajan toiminnanohjausjärjestelmän rakentamisessa tärkeää on hyvä pohjustus. Tiera ja Tieran SAP-palveluita käyttävä Turun kaupunki olivat keskustelleet projektista jo pari vuotta. Tuona aikana osapuolet olivat asettaneet tavoitteita ja kyseenalaistaneet vanhoja toimintatapoja. Samoin oli tehty soveltuvuusanalyysi, kuvauksia ja ratkaisuehdotuksia.
Tuttu asiakkuus helpotti myös tarjouksen tekemistä.
”Koska omistaja-asiakkaiden ei tarvitse kilpailuttaa Tieran palveluita, niin myöskään varsinaista vaatimusluetteloa ei ole. Tiera tekee tarjouksen kumppaninsa kanssa aiempien kuvausten ja analyysien tulosten pohjalta”, sanoo Tieran johtamisen ja hallinnon palveluista vastaava johtaja Vesa Heinälä.
Vahva perusta oli syntynyt myös siksi, että Turku oli organisoitunut hyvin ennen hankkeen aloittamista. ERP-projektin kannalta tärkeä uudistus oli se, että kaupunki oli määritellyt eri prosesseille omistajat.
”Tällaisissa hankkeissa pahin haaste voi olla se, että projekti ei kiinnosta johtoa. Silloin ihmiset eivät ole valmiita ottamaan vastuuta. Turussa nämä asiat on hoidettu hyvin”, sanoo Sireeni-Seirala.
Toiminnanohjausjärjestelmän rakentaminen on mittava projekti, joka muuttaa työtä ja prosesseja. Työhön osallistuu valtava joukko ihmisiä, joiden täytyy kehittää omia prosessejaan ja tehdä samaan aikaan normaalit työt. Väsymys koettelee väistämättä ihmisten motivaatiota jossain vaiheessa.
”Siksi tarvitaan valtavasti viestintää. Ihmisten pitää ymmärtää, millaisia muutoksia tavoittelemme konkreettisesti”, sanoo Järvenpää.
Ymmärtämisen helpottamiseksi Turku on mitannut erilaisten prosessien läpimenoaikoja, laatua ja tuloksellisuutta. Näin on saatu mittarit, joilla luvataan konkreettisesti tavoiteltavia muutoksia.
Järvenpää painottaa myös käyttäjäkynnyksen mataloittamista.
”Ihmisille on tarjottava koulutusta, jotta he ymmärtävät miten oma tehtävä vaikuttaa koko prosessin sujuvuuteen. Samoin tarvitaan paljon vertaistukea.”
5 askelta ERP-onnistumiseen
- Tavoitteet selkeiksi. Vanhat toimintatavat uskallettava kyseenalaistaa ja riittävän kunnianhimoiset tavoitteet esiin.
- Perusta kuntoon. Ylimmän johdon tuki ja riittävän vahva toteutusorganisaatio ovat tärkeitä.
- Liikkeelle ajoissa. Kaikkea ei voi sopia etukäteen. Iso kuva selkeäksi ja riittävästi reagointitilaa.
- Ketterä projektimalli. Iteraatioita säännöllisesti, asiakas heti mukaan muutokseen.
- Standardimallit. Standardimallit vievät nopeasti perille, joustoa vain erittäin vahvoilla perusteilla.