Jani Setälä
tuotantopäällikkö, ulkoistuspalvelut

Poikkeusolojen etätyökokeilu ei ollut reilu etätyötä kohtaan

Suuri joukko suomalaisia oli keväällä poikkeusolojen aikana etätöissä kotona, mökillä tai muuten poikkeavissa työskentelytiloissa. Monessa yhteydessä hehkutettiin, että Suomi otti digiloikan etätyön tekemisessä ja jatkossa se tulee muuttamaan työkulttuuriamme pysyvästi.

Olen kuitenkin sitä mieltä, että tämä alkuvuoden etätyökokeilu ei ollut mitenkään reilu itse etätyötä kohtaan, ja näin monelle syntyi täysin väärä kuva etätyöstä. Todella monelle etätyötä tehneelle kokemus vastasi sitä, kuin olisi joutunut rakentamaan 1000 palan palapelin 800 palasella ja ilman mallia, tärisevällä pöydällä. Tämä johtui siitä, että monella etätyöt alkoivat muutaman päivän varoitusajalla. Toisaalta monikaan organisaatio ei ollut oikeasti varautunut etätyöskentelyyn siinä mittakaavassa mikä nyt toteutui.

Miten voisi onnistua paremmin?

Mitä sitten tulisi ottaa huomioon, kun etätyötä tekee suunnitelmallisesti ja oikealla tavalla? Ihmisillä on mieltymyseroja moniin asioihin, mutta seuraava kahdeksan kohdan lista parantaa varmasti etätyökokemusta ja tehoa merkittävästi.

  1. Oikea etätyöpiste eli säädettävä pöytä ja kunnollinen tuoli. Ei silityslautaa tai pahvilaatikoita työpisteenä, edes keittiön pöytä ole riittävän ergonominen työntekoon. Myös työpisteen valaistuksen pitää olla sellainen, että se sopii tietokoneella työskentelyyn.
  2. Rauhallinen ympäristö. Työympäristössä ei ole muita häiritseviä tekijöitä. Kotona ei pyöri kolmea lasta ja aviopuolisoa, vaan ympäristö on rauhallinen ja viihtyisä.
  3. Näytöt ovat kunnossa. Työpisteellä on kunnollinen näyttö, mieluummin kaksi. Tehokkuus ja käytettävyys kasvaa, kun voi katsella kunnon ruutuja eikä 13” kannettavan näyttöä.
  4. Yhteydet. Etätyöpisteen verkkoyhteys on riittävä siihen mitä tekee.
  5. Tarvittavat oheislaitteet. Käytössä on kunnolliset kuulokkeet tai kokousmikrofoni sekä muut oheislaitteet. Matkapuhelimen nappikuulokkeet eivät ole riittävät oikeaan työntekoon.
  6. Ohjelmat ja tuki ajantasalla. Työssä tarvittavat ohjelmat on testattu etukäteen niin, että ne toimivat etäyhteydellä. Kone pitää olla myös etähallitavissa, jotta etätukea on annettavissa ja päivitykset yms. onnistuvat missä vain.
  7. Koulutus ja perehdytys. Kaikkiin tarvittaviin ohjelmiin on annettu riittävästi koulutusta, eikä vain luoteta omatoimiseen opiskeluun.
  8. Sisäinen viestintä. Organisaation sisäinen viestintä on kunnossa. Asioista saa tietoa ja voi osallistua kokouksiin muuallakin kuin toimistolla.

Mielenkiintoinen kysymys onkin, että kenen kuuluu tuo yllä oleva kustantaa? Pitääkö työntekijän itse kustantaa omat etätyövälineensä vai onko se työnantajan vastuulla? Tähän asti kulttuuri on ollut se, että työntekijällä on työpiste toimistolla. Mikäli haluat tehdä etätöitä niin etätyöpisteen varustaminen on tehtävä itse ja omalla kustannuksella. Tähän tilanteeseen tulisi löytää toimiva ratkaisu, mikäli organisaatio haluaa työtekijöitään etätyöhön kannustaa. Kuitenkin niin, ettei kustannukset karkaa käsistä.

Voisiko seuraavan toimiston suunnitella niin, että yhteiskäyttöisiä työpisteitä on toimistolla vain 40% työntekijöiden määrästä. Säästyneillä rahoilla kustantaisi kaikille kunnolliset etätyöolosuhteet kotiin? Nämä ovat organisaatiokulttuurisia valintoja, jotka pitää tehdä hyvän suunnittelun pohjalta. Yhdenkään organisaation ei tule hypätä tuntemattomaan vain siksi, että muutkin niin tekevät.