Mari Hurskainen
Johdon asiantuntija

Puhukko nää kuntaa? Ossoot sie kalasttaa?

Tiedolla johtamisen jalkauttaminen kuulostaa yksinkertaiselta. Riittää, että tietoja kerätään, käsitellään, yhdistellään ja tarjoillaan – ja sitten hyödynnetään ja ymmärretään. Julkishallinnon projektit kuitenkin turhan usein juuttuvat vaiheeseen, jossa asiakkaan ydintoimintojen asiantuntijat ovat pää pyörällä valtavassa teknologioiden ja tuotenimien tulvassa. Mitä ovat järjestelmäintegraatio, tunnistautuminen ja API?

IT-ammattilaiset harovat samaan aikaan hiuksiaan liian ympäripyöreiden tarpeiden ja jäsentymättömien käyttötapausten takia. Mitä ovat teema ja talousarviokirja? Mikä on kuntamaailmassa palvelu tai tuote? Onko termiä palvelutuote olemassakaan?

Jotta kukaan ei pääsisi liian helpolla, raportointi- ja analytiikkatyökalut on tehty yrityskäyttöön englanniksi. Nopeasti kehittyvän alan termistö ei ole vielä vakiintunut edes englanniksi, saati sitten suomeksi.

Tiedon tarve analytiikan ohjaajana

Dashboard tai ohjaamo tarkoittaa BI– eli Business Intelligence -maailmassa työpöytänäkymää, joka näyttää organisaation johtamisen kannalta tärkeimmät tunnusluvut kerralla. Sen käyttämiseen ei tarvita lentolupakirjaa. Sanan ”ohjaamo” perusmerkitykseen siis liittyy mielleyhtymällisiä sivumerkityksiä, konnotaatioita, jotka poikkeavat sanan alkuperäisestä merkityksestä. Konnotaatioiden olemassaolon tunnistaminen ja tunnustaminen on askel kohti laadukkaampia projekteja.

Business Intelligencen (BI) edistyneempi muoto, analytiikka, jäsentelee saatavilla olevia tietoja automaattisesti, esim. nostaa esiin poikkeamia tai tarjoaa nähtäväksi mahdollisia kehityssuuntia. Se on yksinkertaisimmillaan raportointia, edistyneimmillään koneoppimista ja tekoälyä.

Voidaan ajatella, että jos tiedot saadaan kerättyä tietoaltaaseen, niiden tutkiminen on kuin syvänmerenkalastusta: ei voi tietää etukäteen, mitä löytyy ja mille saalis on sukua. Rikastamisen ja fyysisen tietomallinnuksen jälkeen tieto on kuin lohi kasvatuspussissa: hyödynnettävissä tarpeen tullen.

Jos jatkamme kalastusanalogiaa, vaatimusmäärittely auttaa selvittämään, millainen kala olisi paitsi toivottavaa, myös terveellistä ravintoa – eli mitä tietoja kunnan johto eri tasoilla voisi hyödyntää parempien päätösten tekemisessä. Olen huomannut, että vaatimusmäärittelyä kuvataan joskus tarpeiden tulkkaamiseksi, joskus taas siltojen rakentamiseksi. Mielestäni ne eivät ole synonyymejä.

Tulkin ammattietiikkaan kuuluu, että hän kääntää viestin lähettäjän tarkoituksen vastaanottajalle lisäämättä omaa tulkintaansa. Vaatimusmäärittelijän taas ei kuulu etäännyttää itseään niin paljoa, vaan tarjota prosessi ja viitekehys, joka varmistaa olennaisten tarpeiden tunnistamisen ja kirjaamisen. Hänen tehtävänsä on varmistaa, että kaikki osapuolet ymmärtävät, mitä halutaan ja mistä on sovittu – eli rakentaa siltoja.

Pitää uskaltaa kysyä – ja kysyä uudestaan

Puhutun ja kirjoitetun kielen tarkoitus on lähentää ihmisiä toisiinsa, mahdollistaa tavoitteiden ja toiveiden ymmärtäminen. Toisinaan kieli kuitenkin toimii juuri päinvastoin. Erilainen sanasto ja puhetapa saavat luulemaan, että ollaan eri mieltä, vaikka ollaan samaa mieltä, tai samaa mieltä, vaikka ollaankin eri mieltä. Vaatii sekä itseluottamusta että nöyryyttä kysyä riittävän monta tarkentavaa kysymystä. Jokuhan voi luulla kyselijää kokemattomaksi, tietämättömäksi, tyhmäksikin. Ennemmin yksi kysymys enemmän, vaikka jankuttajaksi leimaamisen uhallakin, kuin yksi väärä oletus liikaa!

Tieto pitää tarjoilla päätöksentekijöille oikeassa muodossa. Minä uskon tiedon mallintamisen olevan tärkeä osa projektien määrittelyvaihetta. Looginen tietomalli, jossa määritellään eri tietojen suhteet toisiinsa, on ikään kuin tiedolla johtamisen kalansaaliin jalostus- ja kalastussuunnitelma.

Työpöytänäkymien ja analyysien on ”puhuttava kuntaa”, eli oltava hyödyllisiä kunnan johtamisessa eri tasoilla. Porautumishierarkiat eli mahdollisuudet sukeltaa summatasolta yksityiskohtiin eivät saa olla tuulesta temmattuja. Parhaimmillaan tiedolla johtamisen ratkaisujen käyttäjät kokevat esittävänsä saatavilla olevalle tiedolle kysymyksiä, ja saavansa siltä hyödyllisiä vastauksia ja ideoita.

Mari Hurskainen, johdon asiantuntija, Kuntien Tiera Oy
on opetellut kesästä 2018 lähtien puhumaan kuntaa suomeksi – puhuttuaan sitä ennen 12 vuotta ”nokiaa” englanniksi ja saksaksi.

ps. Järjestelmäintegraatio tarkoittaa sitä, kun kaksi tietojärjestelmää ”keskustelee keskenään” eli välittää tai vaihtaa tietoja, joko yhden- tai kahdensuuntaisesti. Tunnistautuminen liittyy siihen, kun käyttäjä kirjautuu sisään ja varmistetaan vaikkapa salasanan avulla, onko hän se, kuka sanoo olevansa.

API on tapa siirtää tietoa järjestelmien ja/tai tietokantojen välillä. Talousarviokirja on kunnan toiminnan ja talouden etukäteissuunnitelma. Teema tarkoittaa kunnan toimintaa poikkileikkaavaa aihetta, esim. elinvoimaa, jota ei voida tarkastella vain yhteen toimialaan tai tietojoukkoon tukeutuen.