Tiedolla johtamista kuntakentässä vaivaa kohtaanto-ongelma. Korkealentoiset visiot ja arjen johtamistarpeet eivät kohtaa. Puhutaan sekaisin tietojohtamisesta eli tiedonhallinnasta, ja tiedolla johtamisesta eli tiedon hyödyntämisestä päätöksenteossa. Tavoitteena pitäisi olla valjastaa kaikki kunnissa kerätty tieto hyötykäyttöön.
Oletuksia ja arvauksia syy-seuraus -suhteista saa ja pitää esittää, mutta ne pitää voida todentaa tiedon avulla. Monet organisaatiot ovat kauan keränneet tietoa pohjattomaan suohon ilman luokittelua, harmonisointia, laadunvarmistusta ja niin edelleen. Jotta soisesta maastosta, tietojoukkojen läjästä, saisi aikaan selkeän tietoaltaan tai tietovaraston, pitäisi ohjailla tietovirtoja tunnustellen, missä suunnassa maa alkaa ensimmäiseksi kantaa.
Tiedon johdonmukainen käyttö mahdollistaa päätösten tekemisen ja perustelemisen läpinäkyvästi. Tiedolla johtaminen onkin mielestäni pohjimmiltaan kysymysten esittämistä tiedolle.
Ensimmäinen kysymys:
Kuka hyötyy eri tietojoukkojen näyttämisestä samassa kaaviossa?
Tekninen toimi hyötyy siitä, kun karttapohjalla näkyy jonkin toimialan nykyinen palveluverkko ja VRK:n väestöennuste ikäryhmittäin. Varhaiskasvatusjohtaja ilahtuu mahdollisuudesta vertailla lomakauden aikana auki olleita päiväkoteja, henkilöstön määrää, huoltajien etukäteen arvioimaa palveluntarvetta ja toteutuneita päivittäisiä lapsimääriä.
Yhteispalvelupisteen esimies haluaa selvittää sopivaa palveluneuvojien määrää käyttämällä tietoa viikonpäivittäin ja kellonajoittain vaihtelevista asiakasvirroista. Kuntalainen hyötyy, kun kerran kirjattua tietoa uusiokäytetään yli toimialarajojen.
Toinen kysymys:
Mitä kannattaa mitata, seurata ja ennakoida?
Tiedon määrä on valtava, ja se kasvaa joka hetki. Kuntien kannattaa valita muutama käyttötapaus ja kokeilla, saako siihen tarvittavat tietojoukot kaivettua esille ja ohjattua samaan näkymään järkevin kustannuksin. Kannattaa pyrkiä selittämään, miksi jotakin tapahtui, eikä vain katsomaan peräpeilistä, että ”kappas, noin meillä meni viime kuussa”. Sitten, kun selittäminen onnistuu, voi suunnata katseen Gartnerin analytiikka-ajatusten mukaiseen ennakoivaan ja tulevaisuutta muovaavaan analytiikkaan.
Kolmas kysymys:
Miten kannattaa mitata ja seurata?
Mielestäni kokeilllen. Lähdetietojen laatua pääsee arvioimaan vasta, kun ne on ensin kerätty, siivottu ja yhdistetty muihin tietoihin. Monilla kunnilla voi olla historian painolastina virheellistä tietoa. Niin oli Heinäveden kunnallakin, kun se 80-luvun alussa lähetti kutsun aloittaa peruskoulu 107 vuotta täyttävälle Valamon evakkomunkki isä Akakille!
Mutta kun käyttötapaus kerrallaan visualisoidaan tietoja päätöksentekijöiden käyttöön, ja sitten palautteen perusteella varmistetaan tietojoukkojen laatu palaamalla askel kerrallaan tiedon lähteille päivittäisten prosessien kirjauskäytäntöihin, huomataan matkalla kyllä myös virheelliset yhdistämiset, oletukset ja laskukaavat.
Tieto siis kertoo, kun siltä vaivautuu kysymään. Toimialakohtaisia tiedon esittämistapoja ja kestävää perustusta tiedonhallinta-alustoille voi rakentaa käsi kädessä. Kunnan tietoaineistojen suota pitää jaksaa kuivattaa järjestelmällisesti, kärsivällisesti, kokeillen ja koko ajan uutta kunnan tietoaineistoista ja toiminnan prosesseista oppien. Tietomössöstä syntyy kyllä hyödyllistä tietomassaa!
Kirjoittaja Mari Hurskainen kehittää Tiedolla johtamisen konseptia ja ratkaisua Kuntien Tierassa